Wie een paar dagen per week thuiswerkt, merkt het vroeg of laat: een goede stoel, een stevig bureau en een fatsoenlijk scherm kosten geld. Daarnaast loopt je energierekening op en zet je zelf koffie in plaats van uit de automaat op kantoor. Dan rijst al snel de vraag of je die kosten ergens kunt terugzien, bijvoorbeeld via je belastingaangifte of via je werkgever.
Het eerlijke antwoord is dat het voor werknemers en ondernemers heel verschillend uitpakt. In dit artikel lees je hoe de thuiswerkvergoeding werkt, wat je werkgever onbelast mag bijdragen en wanneer de aanschaf van kantoormeubelen fiscaal iets oplevert.
Werknemers: aftrek via de aangifte is zeldzaam
Als werknemer kun je de kosten van je thuiswerkplek in de praktijk niet aftrekken in je aangifte inkomstenbelasting. Een werkkamer in je eigen huis telt fiscaal alleen mee als het een zelfstandige werkruimte is, met bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair, en ook dan gelden strenge inkomenseisen. Een hoek van de woonkamer of een logeerkamer met een bureau voldoet daar niet aan.
Ook losse aankopen zoals een bureaustoel of een monitor kun je als werknemer niet aftrekken. De route die wel werkt, loopt via je werkgever.
De thuiswerkvergoeding
Sinds 2022 mag je werkgever een onbelaste thuiswerkvergoeding geven voor elke dag dat je (grotendeels) thuiswerkt. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en ligt rond de twee euro per dag; in 2025 is het maximum € 2,40 per thuiswerkdag. De vergoeding is bedoeld voor kosten als energie, water, verwarming en koffie.
Je werkgever is niet verplicht om deze vergoeding te geven, tenzij dat in je cao of arbeidsovereenkomst is afgesproken. Let er ook op dat je voor dezelfde dag niet zowel een onbelaste thuiswerkvergoeding als een onbelaste reiskostenvergoeding kunt krijgen. Per dag geldt het één of het ander, al mag een werkgever met vaste patronen werken als je regelmatig op dezelfde dagen thuiswerkt.
Wat je werkgever verder mag bijdragen
Naast de dagvergoeding heeft je werkgever meer mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Voorzieningen die voortvloeien uit de Arbowet, zoals een ergonomische bureaustoel, een goed bureau of een juiste verlichting, mag hij onbelast verstrekken of vergoeden. Voorwaarde is dat de spullen nodig zijn voor een verantwoorde werkplek en dat je ze (deels) thuis voor je werk gebruikt.
Voor ICT-middelen zoals een laptop, telefoon of extra scherm geldt een gerichte vrijstelling, als ze noodzakelijk zijn voor je werk. Spullen die buiten deze regels vallen, kan je werkgever eventueel onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Vraag gerust na wat er binnen jouw organisatie mogelijk is, want veel werknemers laten deze mogelijkheden liggen.
- Thuiswerkvergoeding per thuiswerkdag
- Arbovoorzieningen zoals stoel en bureau
- ICT-middelen die nodig zijn voor je werk
- Overige kosten via de vrije ruimte
De juiste meubels kiezen
Mag je werkgever een stoel of bureau vergoeden, dan loont het om bewust te kiezen. Een instelbare zithoogte, goede lendensteun en een bureau op de juiste hoogte maken op lange werkdagen echt verschil. Wie zich wil oriënteren op verschillende typen bureaustoelen, zit-sta-bureaus en accessoires, vindt vergelijkingen en uitleg op dekantoorgids.nl, zodat je beter weet waar je op moet letten voordat je een aanvraag bij je werkgever indient.
Bewaar altijd de aankoopbonnen. Je werkgever heeft die nodig voor de administratie en het voorkomt discussie over wat er precies is vergoed.
Ondernemers en zzp’ers
Voor ondernemers ligt het anders. Kantoormeubelen en apparatuur die je voor je bedrijf koopt, zijn zakelijke kosten. Kost een bedrijfsmiddel meer dan € 450, dan schrijf je het in de regel over meerdere jaren af; goedkopere spullen mag je direct als kosten opnemen. Bij grotere investeringen kun je bovendien in aanmerking komen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.
Een werkruimte in je eigen woning is ook voor ondernemers alleen aftrekbaar als het om een zelfstandige werkruimte gaat die aan de fiscale voorwaarden voldoet. Huur je je woning, dan gelden er weer andere regels. Twijfel je, overleg dan met een boekhouder of kijk op de website van de Belastingdienst.
Zo pak je het praktisch aan
Als werknemer begin je het best met een gesprek met je leidinggevende of de afdeling HR. Vraag naar de thuiswerkvergoeding, naar een budget voor arbovoorzieningen en naar ICT-middelen. Als ondernemer houd je een overzicht bij van al je aankopen en bewaar je de facturen zorgvuldig.
Een goede thuiswerkplek hoeft dus niet volledig uit eigen zak te komen, maar de aftrek loopt bijna nooit via je eigen aangifte. Met de juiste afspraken met je werkgever, of een nette administratie als ondernemer, haal je fiscaal het meeste uit je werkplek thuis.